Fatture per Professionisti

Il manuale qui di seguito riportato è lo stesso che si trova all'interno della cartella di installazione in formato pdf. La differenza è che qui di seguito non sono riportate le videtate di esempio, mentre ciò è possibile aprendo il formato in pdf che si trova all'interno della catella di istallazione.

MANUALE DEL PROGRAMMA FATTURE PROFESSIONISTI

PANORAMICA

Questa versione è stata completamente rivisitata sia sotto il profilo grafico che funzionale. Altra modifica importante è stata quella di convertire  il programma nella piattaforma MAC OS X.

 Nel menu a tendina in alto a sinistra File Fatture vi sono una serie di comandi attivi come: esportare i record; invio mail della fattura che su sta visualizzando. Per ottenere ciò è NECESSARIO che vi sia un indirizzo mail, nella ragione sociale del cliente. Formattazione dei caratteri ecc. 

Tutte le funzioni del programma avvengono mediante i bottoni posti in alto nella ROLL BAR  (quella che si vede qui di seguito) che nei menu a tendina.

Per cui se si vuol creare un nuovo record basta cliccare il relativo bottone e così per eliminare , per stampare, per trovare,  per ordinare un archivio ecc.   

Nella roll bar sono previsti diverse VISUALIZZAZIONI come Tabella, Modulo e Lista.  Questi bottoni sono attivati o disattivati dal programma stesso per cui se un bottone è disattivato il suo cliccare non porterà alcuna variazione. Mentre se ad es. è cliccabile il tasto Tabella potranno essere visualizzati tutti i records o quelli precedentemente trovati su una sola riga. Per ritornare al MODULO basta cliccare la relativa icona. Questi tre bottoni sono così rappresentati nella tendina VISUALIZZA. (è nell’es. attivo la visualizzazione come MODULO, NON E’ ATTIVA la visualizzazione come LISTA mentre è attiva la visualizzazione come Tabella.

I loghi posti alla sinistra e alla destra del modulo potranno essere ideati dall'utente e poi copiati ed incollati negli appositi spazi. Mentre nel centro della  fattura s'inseriranno i dati relativi allo Studio, quali Ragione sociale, indirizzo, partita iva, Tel, ecc. Si presti ATTENZIONE a non inserire caratteri troppo grandi o descrizioni troppo lunghe che potrebbero uscire fuori margine in fase di stampa. L’inserimento di queste informazioni, come quella della banca del cliente con i relativi  cod. CAB ed ABI, e altre informazioni utili per il funzionamento completo del prg si trovano nell’inserimento dati della fattura cliccando una delle linguette idonee a soddisfare l’esigenza.

NELL’ANAGRAFICA DEL CLIENTE oltre ai soliti dati vi sono alcuni campi che se utilizzati torneranno utili alla gestione complessiva del programma.

IMPORTI RICORRENTI: sono stati previsti tre campi dove inserire degli importi.  Lo scopo è quello di evitare che per la stessa operazione  allo stesso soggetto si possa fatturare una volta un importo e l’altra un altro. Quindi questi campi hanno la funzione di un pro memoria.

NOTE: in questo campo si potrà scrivere ciò che si ritiene opportuno, funge anche come pro memoria. MAIL: se si inseriscono i dati relativi alla mail , questa potrà essere utilizzata per inviare la fattura direttamente al cliente

                                                                   STAMPARE…….

La stampa della fattura la si ottiene o dal  menu a tendina FILE FATTURE/STAMPA oppure cliccando la relativa icona  posta nel corpo fattura. Il tutto è molto semplice, basta leggere i numerosi help e comportarsi di conseguenza. 

 La prima cosa da fare, prima della stampa della fattura è quella di ricercare i documenti che si intendono stampare. Il programma una volta cliccata l’icona di cui sopra  e dopo aver scelto che si intendono stampare le FATTURE avendo cliccato il relativo bottone, si ottiene la seguente videata.

Come si può notare i campi con la lente sono utilizzabili  per la ricerca che può essere anche multipla (su più campi). Ad es se volessimo stampare solo le fatture di un certo periodo di una sola città sarà sufficiente inserire i dati relativi negli appositi campi, che nell’es. saranno il campo data documento e il campo città. Nel primo inseriremo le date in questo modo 20/01…31/03 (utilizzare dal menu a discesa INSERISCI OPEATORI che nel ns. caso è INTERVALLO scrivibile con tre puntini tra i due termini da ricercare). Nel campo  città inseriremo la città che interessa. A questo punto avremo la seguente videata:

I campi della data e della città sono stati inseriti. Per ricercarli, poiché il programma è in pausa per aver dato la possibilità di immettere i dati è NECESSARIO ora cliccare il bottone posto in alto a destra ,colore azzurro, che indica di CONTINUARE. Se vi sono fatture che soddisfano entrambe le condizioni il programma passerà direttamente alla fase di stampa.

                                                                                                                                E TROVARE

L’utente può avere anche solo la necessità di trovare delle fatture senza che vi sia la stampa. La procedura di ricerca è identica a quella descritta sopra per la stampa l’unica differenza è quella che bisogna cliccare il bottone TROVA

che si trova nella roll bar oppure dal menu a finestra File Fatture/Modo Trova il programma passa direttamente al modo trova ed evidenzia come solito tutti i campi ricercabili identificati con una lente.  A differenza del trovare e stampare in questo caso di TROVARE solo delle fatture, dopo aver inserito  ad es. nel campo  n. fattura il n.ro 1 avremo la seguente videata.

affinché il programma prosegua per ricercare la fattura n. 1 e necessario cliccare il bottone posto nella roll - bar che indica, appunto, di ESGUIRE la ricerca.

Cliccato il bottone ESEGUI sono messi a disposizione tutti i records che soddisfano tale richiesta. E’ evidente che nel caso del ns. esempio il record sarà una SOLA fattura, non potendo esserci più fatture con lo stesso numero.  La videata dopo aver cliccato ESEGUI la ricerca si presenta in questo modo.

Come si può notare in alto a sinistra appare un campo con il n.ro 1 che sta ad indicare il n.ro dei record trovati poi vi si trova a fianco una torta verde che rappresenta la quantità  dei record trovati sull’intero archivio. Infine si legge al suo fianco 1/4 che indica, quanti record (1) sono stati trovati su un totale di records (4). Il programma visualizza SOLO le fatture trovate , che nell’es- è una sola. E’ ovvio che tale documento potrà essere a sua volta manipolato.

 Per ritornare ad avere tutto l’archivio in linea è necessario cliccate il bottone posto sulla roll bar Mostra Tutto. Solo cosi si avrà in linea nuovamente TUTTO l’archivio  e nella roll bar in alto a sinistra si leggeranno il numero dei records totali messi a disposizione.(4)  cioè tutte le fatture finora emesse.  Indica, inoltre che i records NON son ordinati per n.ro fatt. e data.  In genere molti programmi da sistema provvedono in automatico ad eseguire questa operazione posizionandosi sull’ultima fattura, se ciò non dovesse capitare (perché il prg non lo prevede in quella determinata posizione) basta cliccare il bottone relativo posto sulla roll bar. La videata dopo tale operazione è la seguente:

Un sistema molto pratico per ricercare i record è la così detta RICERCA VELOCE. Inserendo nel campo con la lente posto in alto a destra un qualsiasi valore o testo il prg ricercherà tutti quei valori che risultano essere UGUALI a quello inserito nel campo di ricerca. Questa ricerca non contempla l’utilizzo degli operatori, per cui cercherà solo campi UGUALI a quello inserito.

Quanto fin qui detto, vale per TUTTE le videate.

INSERIMENTO DELLE FATTURE

Per default viene assegnato il numero progressivo alla fattura, mentre la data è prevista quella del giorno. E’ ovvio che questi campi possono essere modificati. Cliccando nel campo relativo alla ragione sociale si aprirà un menu a tendina che evidenzierà TUTTI i nominativi creati nell’archivio Clienti. Alla sua destra è visibile un simbolo che sta ad indicare la cancellazione del nominativo. Per cui per inserire un nome bisogna ricercarlo cliccando il simbolo freccia in giù per cancellare il nome il simbolo opportuno. I due simboli sono così rappresentati:

L’inserimento è abbastanza semplice anche perché molti campi hanno il relativo aiuto.  Cliccando la linguetta INFO saranno qui inseriti  diverse informazioni che saranno utili per una completa e corretta gestione del programma. TUTTI i testi sottolineati, sono cliccabili per aver l’aiuto  relativo. Vi sono diversi programmi di utilità che sono raggruppati appunto nel menu UTILITY . La maschera complessiva  è cosi esposta:

E’ data la possibilità di controllare il fatturato raggruppandolo per mese. (ricordarsi di digitare il tasto continua posto in alto a destra per far si che il programma continui.)

Vedere il fatturato per mese.

Questa soluzione dà, all’utente, la possibilità di verificare mese per mese, il fatturato.

E’ possibile vedere quali fatture sono state riscosse e quali sono da riscuotere.

Quantificare  l’iva esposta in fattura nel periodo di riferimento.

Infine è stata ideata la possibilità di emettere una fattura pro forma. L’emissione di tale documento ha la  funzione di “ricordare” al cliente che deve pagare un certo importo. Una volta emessa e stampata la fattura pro forma, questa viene cancellata dall’archivio, per cui quando bisognerà emettere la parcella definitiva, questa dovrà essere re inserita completamente.

INSTALLARE E FARE LE COPIE.

Un sistema … infallibile è quello che di seguito è elencato:

UTENTI WINDOWS

 a) il programma è installato nella direttrice C:\Programmi\Fatture Professionisti;

b) il prg crea una icona sul desktop per accedere al programma;

c) viene installato  anche nel menu START di windows sia il programma, che la possibilità di disinstallarlo;

per ottenere delle copie proseguire come segue:

d) entrare nella direttrice dove risiede il programma C:\Programmi\Fatture Professionisti

d) con il tasto destro cliccare sulla cartella dove risiede il programma (ctrl +C) e incollarlo nella stessa direttrice (crtl+V) ovvero su un altro supporto tipo pen - drive, masterizzare su cd, ecc) così i dati saranno al sicuro.

PER UTENTI MAC:

Se il programma è scaricato con la estensione  .dmg aprilrlo e trascinare il tutto in APPLICAZIONI.

Se il programma è scaricato con la estensione. sit o  .sitx  indicare DOVE scaricare il programma Fatture professionisti..sit/sitx -  aprirlo ed “ESTRARRE” in  APPLICAZIONI.                                                                       

Aprire detto archivio da APPLICAZIONI: la videata è la seguente:

Se si desidera avere un alias del programma sul desktop cliccare sul file Fatture professionisti.app e scegliere CREA ALIAS. Copiare ed incollare sul desktop

l’icona dell’alias o spostarla con il drag and drop.

Per copiare i files basta creare una cartella copia nella stesa cartella dove risiede il programma principale  oppure su un altro dispositivo esterno ed incollare il tutto nella cartella copia o sul dispositivo esterno.

UTILIZZARE IL PROGRAMMA ANCHE PER GLI ANNI SUCCESSIVI

Per poter utilizzare il prg anche negli anni successivi basta usare un piccolo… trucco:

1)        Rinominare la cartella dove risiede il prg (Fatture Aziende, quello dell’anno in corso) ed aggiungerci ad es. l’anno di riferimento ad es. 2100, per cui avremo Fatture Professionisti 2100;

2)        Copiare detta cartella (Fatture Professonisti 2100) con il tasto destro cliccare (ctrl +C);

3)        Incollarla nella stessa direttrice con (crtl+V) e rinominarla con Fatture Professionisti 2101;

4)        Aprire questa cartella andare sul file Fatture Professionisti.exe con il tasto destro cliccarci su, apparirà una finestra, cliccare CREA COLLEGAMENTO, sarà creata una icona con il simbolo del collegamento e come TIPO collegamento. Spostare detta icona sul desktop e rinominarla con Fatture 2101. Cosi facendo avremo sul desktop un’ icona che punterà direttamente al prg dell’anno nuovo (2101)

Ultima operazione da fare: cliccare l’icona di cui al punto 4, entrare nel modulo fatture. Si è in presenza di tutte le fatture 2100 basta richiamare dal menu a tendina INPUT FATTURE --------à cancella TUTTI I RECORD e…. l’archivio 2101 è pronto per essere gestito con la fattura n. 1.

ATTENZIONE: l’unica differenza per gli utenti MAC è l’uso del tasto CMD al posto del tasto CRTL e al posto del tipo di collegamento usare la creazione dell’ALIAS.

ACCERTARSI DI CANCELLARE L’ARCHIVIO GIUSTO PRIMA DI PROCEDERE !!!