Gestione Autonoleggio Pro

Software per aziende operanti nel settore del noleggio auto.

Gestione Autonoleggio Pro è un software facile ed intuitivo che rappresenta la soluzione completa per le aziende operanti nel settore del noleggio auto. Il programma accompagna l'operatore in tutte le fasi del noleggio dei veicoli della propria flotta, consentendo l'emissione corretta di un contratto di noleggio con o senza conducente in pochissimi secondi, grazie ad una funzione di importazione dati che permette la compilazione veloce del documento importando le informazioni dagli archivi anagrafici messi a disposizione dal software.

L'ambiente per la registrazione delle prenotazioni effettuate dai clienti interagisce con quello dell'emissione dei contratti di noleggio auto velocizzandone la compilazione. L'invio automatico al cliente di e-mail riepilogative della prenotazione del noleggio migliora la qualità del servizio percepita da chi ha scelto la ditta. In ogni scheda di prenotazione è possibile indicare i dati anagrafici del cliente (che possono essere importati dall'apposita rubrica), gli estremi della patente di guida posseduta dal cliente, i dati dell'automezzo noleggiato, la tipologia di tariffa prescelta, l'importo giornaliero, la data di inizio e di fine noleggio, il totale dei giorni di noleggio calcolato automaticamente dal software e l'ammontare complessivo dovuto. Nello stesso ambiente è possibile visualizzare l'elenco delle prenotazioni effettuate in un intervallo di tempo definito dall'utente al fine di controllare quali veicoli sono disponibili per il noleggio.

Il tariffario dei noleggi permette la creazione di listini differenziati in cui registrare i dati relativi ai servizi offerti dalla propria ditta. Tali dati potranno essere richiamati con pochi clic quando si andrà a compilare un preventivo, una ricevuta o una fattura da rilasciare al cliente. E' possibile indicare la tipologia di tariffa (oraria, giornaliera, weekend, settimanale o chilometrica), se si tratta di noleggio auto con o senza conducente, la descrizione del servizio così come dovrà comparire in fattura, unitamente al codice tariffa e all'importo unitario, i dati relativi all'automezzo noleggiato e alle modalità di pagamento accettate, le assicurazioni fornite, i documenti richiesti al cliente, le modalità di ritiro e di riconsegna del mezzo noleggiato, il tipo di patente che abilita alla guida del veicolo, il criterio utilizzato per il conteggio delle ore di noleggio e per il calcolo delle eccedenze, e così via.

Il contratto di noleggio con o senza conducente può essere emesso inserendo i dati sul momento oppure importando le informazioni da una prenotazione effettuata. A questo punto è sufficiente indicare l'ora e la sede di ritiro e di riconsegna del mezzo e il software calcolerà automaticamente i costi in base alla data di inizio e di fine noleggio, rendendo il contratto pronto per l'esportazione e la stampa in Microsoft Word. In ciascun contratto è possibile inserire le informazioni anagrafiche del cliente, quelle del conducente (se si tratta di un noleggio con conducente), i dati del veicolo noleggiato e di un conducente supplementare, le tariffe applicate, le polizze assicurative incluse nel pacchetto, il tribunale del foro di competenza in caso di controversia, il nome del titolare del trattamento dei dati personali nonché altre informazioni previste dalle normative contrattuali. E' possibile ottenere il riepilogo dei contratti registrati in archivio in base ad un qualsiasi intervallo di tempo scelto dall'utente.

Il parco automezzi permette di creare una scheda per ogni veicolo posseduto dalla propria ditta di autonoleggio, registrando il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, GPL, elettricità), i cavalli fiscali, la cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di carburante, la portata massima, gli accessori e gli strumenti in dotazione. Nello stesso schedario è possibile annotare i dati dell'officina per la manutenzione ordinaria e di quella per la manutenzione straordinaria, i chilometri percorsi dal veicolo, le sue condizioni attuali, gli incidenti subiti e le riparazioni effettuate.

E' presente una sezione in cui riportare gli estremi del libretto di circolazione, del certificato di proprietà del veicolo e del contratto di assicurazione. Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei documenti dell'automezzo. E' possibile indicare per ogni automezzo le scadenze di assicurazione, bollo, bollino blu, revisione, tagliando, cambio olio, cambio pneumatici, cambio filtri, revisione dei freni. Ogni scadenza è affiancata da una casella in cui specificare il costo della stessa.

La scheda del veicolo può essere corredata di una foto in formato Jpeg che viene ridotta in scala in automatico per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic su un'apposita icona. Il software consente, inoltre, di reperire velocemente su Internet, tramite il motore di ricerca di Google, informazioni relative alla marca e al modello dell'auto selezionata.

L'anagrafica dei clienti, oltre a consentire la registrazione dei dati di ogni singolo cliente necessari alla fatturazione del servizio, permette l'immissione delle informazioni relative alla patente di guida posseduta e agli altri documenti, alle date di rilascio e alle loro scadenze, facilitando la compilazione del contratto di autonoleggio. In questo modo vengono limitati gli errori più comuni che si possono commettere quando si inseriscono i dati sul momento.

Ad ogni scheda anagrafica è possibile associare una tipologia di tariffa, gli estremi della carta di credito del cliente, le modalità di pagamento prescelte e qualsiasi altra annotazione. I dati del cliente, compresi quelli relativi alla patente di guida, potranno essere utilizzati anche nella gestione di eventuali verbali notificati alla ditta di autonoleggio relativi ad infrazioni commesse dal cliente ai fini dell'identificazione del responsabile.

L'anagrafica dei conducenti è un ambiente in cui registrare il cognome e il nome di ogni automobilista della propria ditta di autonoleggio, l'indirizzo di residenza, il codice fiscale, la partita IVA, il numero di carta di credito, l'IBAN bancario, i recapiti telefonici, il numero di fax e l'indirizzo di posta elettronica. E' anche possibile indicare gli estremi delle patenti di guida possedute da ciascun proprietario o conducente. I dati dei conducenti potranno essere importati in fase di compilazione dei contratti di noleggio veicoli con conducente.

Un'apposita casella permette di annotare se il conducente è disponibile a lavorare in trasferta. Nella stessa schermata è presente un link per cercare su Internet, tramite Google, informazioni relative al conducente. E' possibile associare una cartella o file esterni alla scheda di ciascun proprietario o conducente. La casella destinata all'indicazione dei veicoli intestati all'automobilista può essere compilata in automatico importando i dati dall'archivio del parco automezzi. L'archivio dei proprietari e conducenti può essere usato come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.

L'ambiente dello scadenzario consente di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti giornalieri, mensili o annuali e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Tale ambiente può essere sfruttato come promemoria per gli interventi di manutenzione da effettuare sui veicoli del proprio parco auto.

L'utente può registrare un numero infinito di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Gli appuntamenti inseriti potranno essere visualizzati in ordine cronologico in base alla data e all'ora oppure in ordine alfabetico in base al cognome e nome del conducente, alla marca e modello dell'automezzo o al tipo di veicolo.

Per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente.

Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare gli appuntamenti relativi al giorno o al mese selezionato. La visualizzazione degli appuntamenti in base alla data e all'ora avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'utente li ha inseriti in archivio.

Le scadenze e gli appuntamenti possono essere descritti nei minimi dettagli indicando i dati e i recapiti del conducente e le caratteristiche dell'automezzo da riparare o revisionare. Appositi pulsanti permettono di indicare se l'appuntamento è stato confermato.

Nel programma è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi degli appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco degli appuntamenti che sono stati confermati, relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato conducente, eccetera.

Gestione Autonoleggio Pro dispone di appositi ambienti di lavoro per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF) di preventivi, di ricevute e di fatture. La compilazione dei documenti è facilitata dalla possibilità di importare le voci presenti nel tariffario, i dati del cliente e quelli dell'automezzo noleggiato.

E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nei preventivi, nelle ricevute e nelle fatture e si può stabilire da che numero far partire la numerazione automatica dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota specificata è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.

La stampa dei preventivi, delle ricevute e delle fatture riporta in calce la nota informativa sulla privacy (D.Lgs. 196/2003). Come previsto dalla stessa normativa, il software è protetto da una password gestita dall'utente per impedire l'accesso al programma da parte di persone non autorizzate. Inoltre, i documenti consentono di inserire per ciascun cliente sia la partita IVA sia il codice fiscale.

L'archivio storico manutenzione veicoli è studiato per tenere traccia di tutti gli interventi di manutenzione effettuati sui mezzi del proprio parco auto. In questo modo sarà possibile stabilire l'affidabilità di ciascun mezzo e valutare l'opportunità di impiegarlo o meno nei noleggi di lungo termine. In ogni scheda è possibile riportare il tipo di manutenzione eseguita (ordinaria o straordinaria), la sua periodicità, la data e l'ora di inizio e di fine dell'intervento di riparazione o revisione effettuato, l'officina incaricata, il meccanico esecutore, il nome e il numero di telefono di una persona di contatto, la data del prossimo controllo, i dati del veicolo e il nome del conducente abbinato allo stesso, i controlli effettuati, i difetti riscontrati, le riparazioni eseguite, i chilometri percorsi dal veicolo e il suo stato, le modalità di pagamento, gli estremi della fattura ed eventuali altre annotazioni. Il software permette di visualizzare il riepilogo delle manutenzioni effettuate in un certo arco di tempo definito dall'utente.

L'ambiente per la gestione dei ricorsi contro multe consente l'emissione delle risposte a verbali relativi a eventuali violazioni del codice della strada, con indicazione del conducente e dei dati di noleggio, da inviare alla prefettura affinché la stessa provveda a notificare il verbale al cliente che ha commesso l'infrazione. La lettera di ricorso può essere compilata velocemente importando i dati dall'archivio dei contratti di autonoleggio senza conducente. Prima della stampa, l'operatore può effettuare tutte le modifiche che desidera al testo della lettera esportandola in Microsoft Word.

Gli archivi di Gestione Autonoleggio Pro possono essere convertiti in un file di Microsoft Word oppure in un foglio di Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse.

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Autonoleggio Pro funziona anche su chiavetta USB. Il software dispone di una funzione di installazione guidata affinché l'utente possa creare automaticamente le icone per l'avvio del programma e per la sua disinstallazione. Una volta installato il software, è comunque possibile copiare su pen-drive la cartella di Gestione Autonoleggio Pro presente sul disco fisso e ciò consentirà di utilizzare il programma senza installazione, semplicemente lanciando l'eseguibile (file Autonoleggio.exe).

Gestione Autonoleggio Pro è quindi lo strumento ideale per le ditte di noleggio auto che vogliono avvalersi del proprio computer per gestire ogni aspetto della loro attività. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.